Zeven tips voor een Not-To-Do list!

Gemiddelde versus best presterende kenniswerker

De gemiddelde productiemedewerker heeft bijvoorbeeld een target om 100 productie-eenheden per uur te realiseren. De best presterende productiemedewerker presteert mogelijk circa 20% beter en de slechts presterende 20% minder. Deze vorm van industrieel denken bepaalt nog te vaak het referentiekader van managers die denken dat het verschil tussen de gemiddelde prestatie van een professional en de beste prestatie er niet zo veel toe doet. Het is ook om die reden dat er in de managementliteratuur niet veel aandacht wordt besteed om de gemiddelde prestatie van alle professionals consequent en ieder jaar met bijvoorbeeld 5% te verhogen. Terwijl dat, ook in het industriële tijdperk, een behoorlijke slok op een borrel zou schelen. In de huidige kenniseconomie presteert de beste kenniswerker ten opzichte van de gemiddelde kenniswerker misschien wel tot 100 keer beter. Er zijn immers vrijwel geen fysieke beperkingen meer. Neem als voorbeeld de snelheid waarmee wordt gelezen. Een niet geoefende lezer kan tussen de 80 – 100 woorden per minuut lezen. Terwijl de best presterende professionals 350 – 2800 woorden per minuut kunnen lezen. Dat is wel een verschil dat er toe doet.

Not-To-Do list

Ieder mens heeft effectieve en niet effectieve gewoonten ontwikkeld. Dat geldt ook voor kenniswerkers op het werk. In veel organisaties is het tegenwoordig zo dat van kenniswerkers een herkenbare en meetbare output wordt verwacht. Stel dat deze duidelijkheid een gegeven is. Hoe kun je dan, in samenwerking met de kenniswerkers (of met je team), nadenken over ineffectieve gewoonten, die ertoe bijdragen dat onnodig veel tijd wordt gespendeerd aan de verkeerde zaken? Of dat de te realiseren targets te laat worden gehaald? Of dat er onvoldoende efficiënt met de bestaande middelen wordt omgegaan? Het is handig om met een team na te gaan welke ineffectieve gewoonten zijn ontstaan. Welke patronen zijn te onderkennen. En hoe bijvoorbeeld een gezamenlijke Not-To-Do list kan worden opgesteld, zodat iedereen elkaar daar op kan aanspreken.

'Best practices' van ineffectieve gewoonten:

• Streven naar perfectie.
• Afspraken niet nakomen.
• Altijd smoezen gebruiken om je falen te verdoezelen.
• Niet accountable zijn.
• De te realiseren targets bepalen minder dan 80% van je handelen per dag.
• Uitstellen is meer gewoonte dan uitzondering.
• Geen besluiten nemen.
• Iedere mail onmiddellijk beantwoorden.
• Relevante mails negeren of veel te laat beantwoorden.
• Niet realistisch plannen.
• Geen ‘Neen’ kunnen of willen of durven zeggen.
• Gericht zijn op de interactie met collega’s binnen de organisatie en niet op de te realiseren targets.
• Denken in problemen.
• Niet of onvoldoende prioriteren.
• Niet of onvoldoende flexibel kunnen zijn.
• Op iedere (sociale) prikkel onmiddellijk reageren.

7 tips voor het maken van een Not-To-Do list met een team

1. Inventariseer per teamlid de top drie van meest ineffectieve gewoonten.
2. Stel gezamenlijk vast welke negatieve effecten de ineffectieve gewoonten hebben en reken uit wat dat de organisatie of het team kost.
3. Maak gebruik van de wet van Pareto (20/80 principe) om een top vijf van ineffectieve gewoonten vast te stellen.
4. Vertaal deze top vijf in een Not-To-Do list voor het team.
5. Maak concrete afspraken om elkaar feedback te geven over het benutten van de Not-To-Do list.
6. Reken vanaf het begin uit welke opbrengsten je kunt verwachten en bepaal op deze manier de opbrengst na een maand, een half jaar en een jaar.
7. Vergeet niet het geboekte succes te vieren en begin weer met nummer 1.

Heb jij nog voorbeelden van een Not-To-Do list? Voor jezelf? Voor je collega’s? Of voor je manager? Of heb je nog 'best practices' van ineffectieve gewoonten? Aarzel niet om suggesties te mailen.