In juni 2016 ging het elektronisch patiëntendossier in het Jeroen Bosch Ziekenhuis live.

Voor de Jeroen Bosch Academie een prachtige uitdaging om 4000 gebruikers te leren werken met het systeem én hen te leren omgaan met de vele veranderende werkprocessen. Dit is de eerste in een serie van drie blogs. Hier beschrijf ik de aanleiding van de opdracht, hoe we gestart zijn met het project en wat het betekende voor de organisatie van de Academie. In de andere blogs ga ik dieper in op de uitvoering van de 70:20:10 aanpak en wat dit betekende voor de implementatie (blog 2) en uiteraard de opbrengst hiervan met de geleerde lessen (blog 3).

Een rijdende trein

De leverancier van de EPD-software vindt het allemaal niet zo spannend. Inbegrepen in het contract is immers een aanbod van e-learning, aangevuld met klassikale training?

Deze beoogde aanpak geeft me het gevoel wakker te worden in een rijdende trein. Tijd voor bezinning: waar kan ik wel en waar ik geen invloed op uitoefenen? Feit is dat er een EPD komt en dat de leverancier ervan uitgaat dat de organisatie zelf verantwoordelijk is voor het aanleren van het nieuwe systeem.

Draaien aan de knoppen

Als EPD-leek begrijp ik dat het beheersen van de software als systeem belangrijk is: eindgebruikers moeten dus in ieder geval leren de knoppen te bedienen. Stakeholders in het project wijzen me echter meteen op iets wat nog veel belangrijker is: werkprocessen zullen in grote mate gaan veranderen. Professionals moeten dus ook leren om al die veranderende werkprocessen te integreren in hun dagelijkse werk. En misschien nog belangrijker: ze moeten leren handelen vanuit het besef dat veel handelingen van henzelf effect (kunnen) hebben op een collega. De échte uitdaging zal dus zitten in het ondersteunen van 4000 eindgebruikers die wezenlijk  andere werkwijzen moeten aanleren.

Kunnen en willen

Projectmatige ondersteuning is noodzakelijk om te bereiken wat we willen in het EPD-traject. Eerst en vooral is dat de ontwikkeling van eindgebruikers die het EPD kunnen en ook willen gebruiken. De invoering van het EPD is echter niet het enige waarmee we actief zijn. Parallel aan de invoering daarvan loopt namelijk een aantal organisatiebrede programma’s, zoals de JCI-accreditatie[1] en de implementatie van het verpleegkundig proces conform de methodiek van Nanda/NOC/NIC.

…De échte uitdaging zit in de veranderende werkprocessen…

Businesscase

Een traditionele onderwijsaanpak is kostbaar en nauwelijks realiseerbaar. Een snel sommetje leert namelijk dat we zo’n 800 onderwijssessies zouden moeten organiseren. En dat alles met apparatuur, docenten, lokalen, catering, BackOffice, én in ongeveer 6 weken! Ik krijg visioenen van grote gehuurde tenten met provisorisch ingerichte klaslokaaltjes waarin medewerkers in de hitte van de zomer ploeteren onder aansturing van docenten die niet begrijpen dat na twee weken de kennis weer verdampt is. Een positieve businesscase is dus snel gemaakt en de kans die dat voor ons biedt is evident: een Academie die waarde toevoegt in plaats van te worden gezien als kostenpost.

Ziekenhuizen zien zich de laatste decennia met regelmaat genoodzaakt efficiënter te werken. De ene doelmatigheidskorting is nog maar nauwelijks verwerkt of de volgende dient zich aan. Dat dwingt beleidsmakers in de zorg tot kritisch nadenken; een euro kan immers maar één keer worden uitgegeven. Het is dan ook met gejuich dat in 2015 de Subsidieregeling kwaliteitsimpuls personeel ziekenhuiszorg zijn intrede doet. Deze subsidie biedt de ziekenhuisbranche een unieke kans om een groot aantal kwaliteitsverhogende maatregelen te nemen. En deze susbsidie helpt ons dus ook bij het begeleiden van de EPD-implementatie in ons ziekenhuis.

Projectondersteuning

We schrijven zomer 2015: op zoek naar een projectondersteuner. Een eerste aanbieder gaat voor de ontwikkeling van een nieuw leerplatform waarin elektronisch ondersteund leren een centrale rol heeft. Met een uitgerijpt eigen leermanagementsysteem zijn we niet enthousiast. Onze medewerkers zitten namelijk niet te wachten op een tweede leeromgeving.

Het gedachtegoed van Tulser prikkelt ons meteen wél positief. Dat komt vooral omdat hun aanpak aansluit bij onze eigen visie op leren. Die is gebaseerd op drie niveaus waarop iemand leert:

1. moeten en mogen (kennis en regels);
2. weten en begrijpen (inzichten);
3. willen en zijn (principes of waarden).
Het benutten van de eigen werkplek van de professional als krachtige leeromgeving vormt de basis. Daarbij is ook Tulser ervan overtuigd dat leren vooral gebeurt als het optimaal past bij die ene specifieke individuele professional: just for me, just in time, just in place, just enough.

…Een Academie die waarde toevoegt i.p.v. geld te kosten…

70/20/10

De uitgangspunten van 70/20/10 zijn leidend voor de aanpak in het project. We gaan dus vooral het leren in de eigen werkcontext faciliteren en ondersteunen. Daarnaast krijgt ook het delen met en leren van elkaar aandacht. Training gebeurt alleen indien dat voor de te bereiken doelen de beste interventie is.

We gaan beginnen

Najaar 2015. Start van de analysefase. We beginnen met het in kaart brengen van de kritieke taken in het EPD. Waar zitten de afbreukrisico’s? Waar veranderen de processen? Wat moeten de gebruikers weten en kunnen? In deze detectivefase worden zo’n 400 key-users gerekruteerd die het leertraject op de afdelingen zullen begeleiden. Deze key-users zullen worden opgeleid als inhoudsdeskundigen, maar ook als change-managers. De eerste stap is het maken van een plan van aanpak voor hun afdeling. Dit plan is een soort foto van de context van de afdeling met de mensen die er werken. Welke typische kenmerken kent de club die zij zullen begeleiden. Wat is de beste aanpak daarbij?

Maar hoe nemen we ons ziekenhuis daarin mee? Hoe gaan we 4000 medewerkers ervan overtuigen dat mensen vergeetmachines zijn en dat ze nauwelijks iets leren in een klas met een docent ervoor? Hoe gaan we de lijnmanagers ertoe brengen dat zij eindgebruikers de gelegenheid bieden om tijdens het werk te leren? We kiezen voor een meersporen-aanpak. Dat begint bij het verbreden van de scope: we positioneren ons van het project ‘Opleiden’ naar ‘Leren & Ontwikkelen’. U denkt wellicht ‘what’s in an name?’ Maar deze naamsverandering geeft precies weer waarover het gaat: we willen mensen aan het leren krijgen in plaats van hen te onderwijzen. Daarbij presenteren we onze aanpak aan stakeholders in diverse overlegstructuren. We komen op afdelingen in werkoverleg. We praten met afvaardigingen van dokters, verpleegkundigen en andere disciplines. We geven het project een gezicht via het ziekenhuisnetwerk. We maken ons zichtbaar in de organisatie door mensen rugnummers te geven. We maken de drempel om naar ons toe te komen laag. En vooral laten we zien dat de Academie machinist is van de trein waar we in zitten. Samen zullen we komen waar we willen zijn: optimaal en patiëntveilig gebruik van het EPD.

De inrichting

Het werk wordt binnen de Academie door teams opgepakt: een borgingsteam en bouwteams, met elk een eigen focus. Het bouwteam ontwikkelt slimme (online) hulpmiddelen en tools waarmee de eindgebruikers in hun leertraject én werken ondersteund worden. De vier borgingsteams richten zich elk op een deel van de organisatie. Zij fungeren als loket voor de gehele organisatie, verzamelen input voor het leren, signaleren knelpunten en behandelen vragen. Daarmee zijn zij het gezicht van het project. In de borgingsteams zijn zowel inhoud (ict/functioneel beheer), didactiek (Academie) als kwaliteitsborging (kwaliteitsfunctionaris) vertegenwoordigd.

Verleiding

U kent ongetwijfeld het gezegde “wrijving geeft glans”. We moeten regelmatig uitleggen waarom we juist niet kiezen voor een traditionele aanpak met klassen. De heimwee naar een aanpak die, volgens ons, mensen juist niet aan het leren krijgt is vooral bij de gevestigde orde groot. We krijgen regelmatig verzoeken tóch een aantal instructiesessies te organiseren. En op al die verzoeken komt een beargumenteerd maar duidelijk “nee”. Voorjaar 2016 kijken we terug op de eerste maanden van onze missie. We hebben de knelpunten in kaart. We weten waar de hotspots zitten. Langzaam maar zeker beginnen we grip te krijgen op het managen van de grootschalige verandering die het EPD teweeg brengt. En heel snel ontdekken we dat er een wezenlijk verschil is tussen kennis over een nieuwe leerstrategie en het doorleven ervan.

Sta jij met jouw mensen aan de vooravond van een vergelijkbare uitdaging? Ik hoop dat jij je realiseert dat je bevoorrecht bent. Want hoewel jouw doel is anderen te ondersteunen in hun ontwikkelingstraject is er niemand die zoveel zal leren als jezelf.

 

Auteur:
Marcel Linssen
Unithoofd Bedrijfsbureau Onderwijs & Bedrijfsdomein
Jeroen Bosch Academie

SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER