Het is geen discussie of een zorgorganisatie de beschikking moet hebben over een EPD. Wel is het de vraag hoe een EPD te implementeren. Is het doel om het ‘oude’ EPD te vervangen? Of past de implementatie van het EPD in de vernieuwingsagenda? Dit zijn twee verschillende manieren van implementatie, die tot een andere aanpak en resultaten leiden. Is de implementatie van het EPD een doel op zich (vervanging) of is het de regie van de bedoeling (vernieuwing)?

Waarom een EPD?

Technologie is dé disrupter van deze tijd. Het is indrukwekkend te ervaren hoe het dagelijks leven ingrijpend verandert door technologie. Met een enorme versnelling van communiceren en samenwerken tussen teams, met andere experts en met klanten. De nieuwe technologie levert ook nieuwe businessmodellen op zoals bijvoorbeeld bij Google en Spotify. De versnelling van de communicatie levert nieuwe vormen van klantgerichtheid op. Denk onder meer aan Appie, de persoonlijke assistent om effectiever boodschappen te doen. Of er ontstaat een combinatie van een nieuw businessmodel én eigentijdse klantgerichtheid zoals bij Uber en Airbnb.

Zorgorganisaties kunnen hiervan leren. Het EPD is disruptieve technologie, waarmee het vernieuwen van klantgerichtheid en de bestaande businessmodellen mogelijk is. Een geheel andere benadering is de keuze om met het EPD het huidige (administratieve) softwaresysteem te vervangen. Wat is verstandig?

EPD als middel om het huidige softwaresysteem te vervangen

De vervanging van het oude softwaresysteem door een eigentijds EPD heeft vooral als doel de interne huishouding opnieuw te organiseren en op orde te brengen. Dat gaat niet altijd even eenvoudig, want iedereen heeft wel in de gaten dat het om een grootschalige operatie gaat met directe impact op de werkprocessen. Toch is het niet meer van deze tijd om geen of een verouderd EDP te hebben. Vandaar dat de Raad van Bestuur de verandering vaak van bovenaf opgelegt. Meestal door een winnende coalitie te zoeken, die met name in de top van de organisatie te vinden is.

De EPD-implementatie is in deze aanpak vooral een ICT-project. Centraal staat een lineaire, projectmatige aanpak om de kosten te beheersen en de deadlines te halen. Dit lineaire projectmanagement verhindert niet dat er allerlei afwijkingen en ongewenste situaties in de projectplanning en de inrichting ontstaan. Om knelpunten te voorkomen ligt het, bij deze aanpak, voor de hand om te grijpen naar meer beheersmaatregelen waardoor een zichzelf versterkende cirkel ontstaat.

Opvallend is dat alle moeite en energie is gericht op een vloeiend verloop van go-live. Alles staat in het teken van deze kunstmatig gecreëerde big bang. In de praktijk is er (te) weinig ruimte om ook goed na te denken over de scenario’s na go-live. Terwijl dan het echte werk pas begint en de gewenste resultaten moeten worden gerealiseerd.

Ten slotte is het duidelijk dat de verbeteraanpak, met innovatieve elementen (verandering werkwijze), van buitenaf komt. Letterlijk in de vorm van veel externe consultants en de externe softwareleverancier, die via zijn pakket verbetering en innovatie afdwingt.

In de samenleving is technologie de aanjager van vernieuwing. In deze benadering is technologie het middel om de administratie te verbeteren. Zorgvernieuwing is niet de uitkomst van de implementatie van het EPD.

Kenmerken bij vervangen als implementatiestrategie:

  • EPD is een interne verbeterstrategie;
  • De veranderstrategie is push (wij gaan het hier zó doen);
  • De veranderopvatting is lineair;
  • Kostenbeheersing en efficiëntie zijn leidend – ook voor de businesscase;
  • EPD is een ICT-project;
  • Focus ligt op go-live en de periode die hieraan voorafgaat;
  • EPD is een doel op zich.

EPD als middel om te vernieuwen

De beschikbare technologie bepaalt mede de strategische agenda van zorgorganisaties die de implementatie van het EPD zien als een kans om te vernieuwen. Dan is het EPD een logische stap in de uitrol van de strategie. Op de beleidsagenda staat het EPD als een middel om de bedoeling te realiseren. In hoofdlijnen is de bedoeling van de implementatie van een EPD om de kwaliteit en veiligheid van de zorg te verbeteren tegen minder kosten en met vernieuwende services voor iedereen in de zorgketen (patiënten, mantelzorgverleners en zorgprofessionals).

De innovatie van de zorgprocessen is intern en extern georiënteerd met de bedoeling dat zorgprofessionals, patiënten en mantelzorgverleners sneller en eenvoudiger met elkaar kunnen communiceren en de zorg coördineren. Innovatie van de zorgprocessen is natuurlijk nooit een doel op zich. Maar het ligt voor de hand om via technologie het mogelijk te maken om de schotten in de verschillende zorgketens op te heffen en de informatievoorziening voor alle betrokkenen op orde te hebben. De opkomst van de patiëntenportalen is zonder meer goed te noemen. Met de kanttekening dat het nodig is om te komen tot coördinatie op landelijk niveau. Anders heeft de gemiddelde patiënt meer zorgportalen dan functioneel en wenselijk is. Stel je voor dat de patiënt een portalen heeft bij de huisarts, de ziektekostenverzekeraar, het ziekenhuis en de thuiszorg. Dan is de bedoeling van de zorgcoördinatie wel op organisatieniveau opgelost (aanbod gedreven), maar niet vanuit de optiek van de patiënt (vraaggestuurd). Het is dus nodig om de ontwikkeling van 1 zorgportaal voor de patiënt te initiëren. Dit kan de opmaat zijn voor een verdere ontwikkeling van het Persoonlijk Gezondheidsdossier (PGD)

De veranderopvatting is overwegend pull georganiseerd. Natuurlijk is de strategische agenda leidend, maar de winnende coalitie is op alle niveaus in de organisatie aanwezig. De inbreng vanuit het primaire proces is wezenlijk om de bedoeling te realiseren. In het primaire proces is er veel, relevante kennis over de zorg en hoe verbeteren en vernieuwen bijdragen aan meer effectieve zorg. Daarom is de veranderopvatting ook veel meer dynamisch-cyclisch. Tegenwoordig spreken we dan over agile. In plaats van het dichttimmeren van het projectmanagement op een lineaire manier ontstaat er ruimte om via de principes van agile werken onderweg nog voortdurend te verbeteren en te vernieuwen. Met als positieve consequentie dat nieuwe inzichten op alle niveaus van de organisatie mee te nemen zijn bij de vormgeving en de implementatie van het EPD. Het is hierbij van groot belang om voorafgaand aan de implementatie te op deze manier investeren in de optimalisatie van de werkprocessen.

Kosteneffectiviteit is een logische consequentie van het vernieuwen van de zorg en het herinrichten van de werkprocessen. De reductie van kosten heeft traditioneel te maken met het terugdringen van de administratieve lasten en het optimaliseren van de planning van de productie en afgeleid daarvan de personele beschikbaarheid. Verder ligt afscheid nemen van het huidige businessmodel op de poliklinieken voor de hand. Met de combinatie van een patiëntenportaal en nieuwe technologie (wearables, online meeting/schermzorg, metingen via de smartphone) is het mogelijk om het bezoek aan de poliklinieken massaal te verminderen en de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren. Op deze manier gaan de vernieuwing en het regisseren van de bedoeling van de implementatie van het EPD hand in hand.

Zorgvernieuwing ontstaat niet van vandaag op morgen. Daarom ligt de focus bij de implementatie van het EPD in deze benadering vooral op een goede voorbereiding op het gehele implementatieproces van het EPD en vooral ook na go-live. De uitvoering van de implementatie van het EPD is zodanig slim gepland en voorbereid, dat er verschillende scenario’s klaar staan om tot effectieve oplossingen te komen. Na go-live begint het echte werk als het om zorgvernieuwing, verbetering van de services, klantgerichtheid en veiligheid gaat. Dan is het mogelijk de vruchten te plukken van de bedoeling van het EPD. Met de kanttekening dat dan ook in de praktijk nog voldoende werk te verrichten is om de gewenste resultaten te halen. Want ook hier geldt: the proof of the pudding is in the eating.

Kenmerken bij vernieuwen als implementatiestrategie:

  • EPD is een interne en externe innovatiestrategie;
  • De veranderstrategie is agile en pull (samen onderweg vernieuwen);
  • Vernieuwing en (kosten)effectiviteit zijn leidend – ook voor de businesscase;
  • Nieuwe businessmodellen zijn mogelijk;
  • Focus ligt op een zorgvuldige voorbereiding en de periode na go-live;
  • Met het EPD is het mogelijk om de bedoeling (innovatie, veiligheid en kostenreductie) te realiseren.

Conclusie

De implementatie van een EPD is per definitie een strategische keuze. Is de implementatie een vervanging van het huidige EPD of het aanknopingspunt om te vernieuwen?

Het vervangen van het huidige EPD is naar ons idee minder wenselijk. Want het EPD is dan geprojecteerd op de oude, vaak niet efficiënte en ineffectieve organisatie. Zodat er in de kern niet veel verandert en de administratieve verlichting minder groot is dan te verwachten. Dit is een belangrijke oorzaak van het onvoldoende realiseren van de vooraf opgestelde businesscase. Relevanter is het feit dat het potentieel van zorginnovatie onderbenut blijft en dat heeft ook negatieve consequenties voor de kwaliteit (klantgerichtheid en meer eigentijdse services) en businesscase.

In onze opvatting is het nodig om het EPD te implementeren vanuit de bedoeling. Dan is het EPD een onderdeel van de bestuurlijke innovatieagenda. Zo is het mogelijk om het EPD te implementeren met de bedoeling de zorg én veiliger én kwalitatiever én klantgerichter én eigentijdser én goedkoper te maken. Dat lijkt een uitdagende opgave.

Het EPD is voor zorgorganisaties dé technologische hefboom om de communicatie te versnellen en te vereenvoudigen, de administratie ingrijpend te verlichten en de zorg in de gehele keten significant te verbeteren. Voeg daar de mogelijkheden aan toe om nieuwe services voor patiënten te ontwikkelen zodat kostenreductie de uitkomst is van een goed gevoerd implementatieproces waarmee de bestuurlijke innovatieagenda is gerealiseerd. Het besparen van miljoenen Euro’s is geen doel op zich in deze benadering maar het gevolg van de bedoelde zorginnovatie.

Zorgorganisaties zijn geen technologiereuzen. Dus ligt het niet voor de hand om zoals Uber en Google zelf technologie te ontwikkelen die disruptief is. Wel is de technologie van het EPD in te zetten als hefboom om zorginnovatie te realiseren. Dit alles met de bedoeling om het belang van de patiënt te dienen. En dat is de echte bedoeling voor professionals in de zorg.

 

Auteurs: Jos Arets & Roger van Driel

SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER