Stoorzenders, finetuning en volharding

Die informatie wordt actief opgehaald door als Sherlock Holmes in verschillende overlegvormen aanwezig te zijn. Het is vooral zaak goed te luisteren, maar dat blijkt nog niet mee te vallen. Met het gehoor is niets mis, dus dat is het niet. Wat wel lastig is, is dat er in de verschillende overleggen diepgaand op de inhoud wordt ingegaan. En inhoudelijke expertise op het gebied van het EPD hebben de medewerkers nauwelijks.

Door veel door te vragen en voortdurend te toetsen werden de belangrijkste zaken boven water gehaald. Een longlist met zo’n 700 leervraagstukjes was het resultaat.

In deze detectivefase wordt ook flink geïnvesteerd in het implementatieteam. Zij moeten vooral leren te vertrouwen op hun expertise als opleider. Natuurlijk is enige kennis van het EPD handig, maar het is geen voorwaarde om het project te laten slagen. Het aanwezig zien van het gedachtegoed van 70/20/10 groeit voortdurend. En daarmee groeit ook het acceptatievermogen van de organisatie.

Om de sturing en ondersteuning goed te borgen wordt iets in de projectorganisatie gewijzigd. De adviseur van Tulser krijgt de rol van projectleider, mét het daarbij horende mandaat. Commitment, consensus en gelijkwaardige samenwerking vormen de basis, maar als de projectleider zegt dat het team linksaf moet gaan, gaan zij linksaf.

Deze aanpak werkt als katalysator. Vreemde, maar deskundige ogen dwingen blijkbaar, want vanaf dat moment komt de groep écht in beweging. Het team gaat veelvuldig de organisatie in. Het is aanwezig in overleggen en op momenten dat het gebeurt en wordt steeds meer gevonden door de stakeholders. De coördinator van het team dat slimme ondersteunende hulpmiddelen ontwikkelt zoekt zelfs haar werkplek in de vleugel waar de functioneel beheerders werken. Het verschil tussen “als jullie ons nodig hebben zijn jullie welkom” en “we zijn er voor jullie” wordt zichtbaar.

Borging en bouwen

De inzet van de borgingsteams, die als loket fungeren voor alle vragen rondom leren & ontwikkelen, is een schot in de roos. Vanaf het prille begin zijn er talloze vragen. De samenstelling van de teams zorgt ervoor dat de meeste vragen snel kunnen worden beantwoord of dat de vraag wordt doorgezet naar de juiste mensen.

De bouwteams zijn druk met het ontwikkelen van slimme ondersteunende hulpmiddelen en tools om de eindgebruikers te begeleiden in hun leerproces. Hulpkaarten worden ontwikkeld waarmee stapsgewijs en op een beeldende manier handelingen en processen in het EPD kunnen worden aangeleerd.

Echter: het EPD is voor het ziekenhuis nog niet klaar. Dit betekent dat er geen hulpmateriaal kan worden gemaakt voor EPD-onderdelen of processen die nog niet zijn vastgesteld.

Instructie en begeleiding voor key-users

In de organisatie is een breed netwerk aan key-users ingericht. Ze dekken alle lagen en disciplines af. Alle key-users hanteren een plan van aanpak dat uniek is voor hun doelgroep. Elke key-user volgt minimaal twee bijeenkomsten waarin zij volgens de 70/20/10-principes worden voorbereid op hun rol.

De Jeroen Bosch Academie verzorgt deze sessies in samenwerking met inhoudsdeskundigen van Functioneel Beheer. Bij elke sessie is de shortlist met leer- en knelpunten leidend voor de inhoud. Steeds wordt gestart met een korte demo van het EPD (de “10”). Vervolgens gaan de key-users zelf aan de slag (de “70”) met hulpkaarten om het EPD te leren begrijpen. In de bijeenkomsten is veel interactie en discussie (de “20”).

Naast begeleidingssessies worden andere ondersteuningsvormen ingezet: formats waarin key-users hun team kunnen informeren, inloopsessies en een opleidingsomgeving in het EPD waarin zij zelf naar behoefte kunnen oefenen.

70/20/10: mij niet gezien?

Meestal committeren mensen in de organisatie zich aan deze aanpak. Bij sommige key-users, lijnmanagers en eindgebruikers blijft er echter een duidelijke vraag naar een traditionele aanpak. Dit wordt beschouwd als een soort heimwee naar het klaslokaal. De keuze is voor een consequente aanpak: luisteren, uitleggen, maar vooral zichtbaar zijn, vragen voorkomen en actief ondersteunen. Zolang het past binnen de 70/20/10-aanpak worden maximaal extra bijeenkomsten voor teams geaccommodeerd. Het uitgangspunt blijft: geen trainingssessies maar zoveel mogelijk faciliteren van het leren in de eigen werkcontext.

De vraag wordt gesteld: en hoe zit dat dan in het implementatieteam? Is het team inmiddels zo ver dat zij als ambassadeur van 70/20/10 kunnen optreden? Of het gedachtegoed daadwerkelijk als idealisme wordt omarmd is onduidelijk. Het team handelt echter wel en is steeds consequenter in het bewaken van de uitgangspunten van werkplekondersteund leren.

Op weg naar de go-live

Twee maanden voor de knop omgaat is er nog een berg werk te verzetten. Regelmatig grijpen de medewerkers met hun handen in het haar. Omdat het EPD nog steeds niet klaar is. Omdat er dus nog heel veel zal veranderen. Omdat de tijd die nodig is om goed te kunnen oefenen korter wordt. Omdat er een lichte paniek in de organisatie voelbaar is.

Maar vooral overheerst de overtuiging dat men er op 24 juni klaar voor is.